Automatisierung der Visualisierung von Nicht-Produktionskosten in Projektunternehmen

Haben Sie Probleme mit der Kontrolle der Betriebskosten in Ihrem Unternehmen? Manuelles Zählen von Rechnungen, fehlende übersichtliche Zusammenstellungen und verzögerte Reaktionen auf eine sich verschlechternde Finanzsituation sind Realität vieler kleiner Unternehmen. Sehen Sie, wie wir unserem Kunden geholfen haben, den Prozess des Managements von Zusatzkosten neben den Gehältern zu optimieren.

Über den Kunden

Unser Kunde führt ein mittelgroßes Projektunternehmen. Ein großes Problem des Kunden war das manuelle Zählen der Betriebskosten auf Basis von Rechnungen. Jeder Monat erforderte zeitaufwändige Excel-Arbeit von der Finanzabteilung. Sie begannen mit der Nutzung einer beliebten OCR-Software zum Scannen von Rechnungen, es fehlte ihnen jedoch ein Werkzeug, das es ermöglicht, Daten übersichtlich zu aggregieren und zu visualisieren.

Zusätzliche Herausforderungen:

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Beliebte Rechnungssysteme erwiesen sich als zu teuer

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Der Kunde suchte einen Open-Source-Ansatz

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Integration mit bereits im Unternehmen verwendeten Tools war erforderlich

Unsere Lösung

Wir haben eine Automatisierung entworfen und implementiert, die Daten aus dem implementierten OCR mit einer BI-Umgebung verbindet und ermöglicht:

- Visualisierung der Betriebskosten in Echtzeit

- Aggregation von Rechnungsdaten ohne manuelles Zählen

- Synchronisation mit anderen Systemen (z.B. Zeiterfassungstools)

- Erweiterung der Paperless-Möglichkeiten dank Open-Source-Charakter und KI-Integration

Das Ganze wurde in einem flexiblen BI-System eingebettet, das volle Kontrolle über die Finanzdaten des Kunden gewährleistet.

Funktionen

Integration mit OCR und BI-Umgebung

Nahtlose Verbindung von Dokumentenscanning mit Analysetools

Datenvisualisierung in Echtzeit

Laufende Überwachung der Betriebskosten ohne Verzögerungen

Synchronisation mit Zeiterfassungstools

Integration mit bestehenden Projektmanagementsystemen

Erweiterbarkeit und Offenheit der Lösung

Open-Source-Ansatz ermöglicht weitere Entwicklung und Anpassungen

Was der Kunde erreicht hat

89% Reduktion der Arbeitszeit der Finanzabteilung

Größere Transparenz und Kontrolle der nicht-projektbezogenen Kosten

Möglichkeit zur schnellen Reaktion auf Veränderungen der Finanzsituation

Grundlage für weitere Automatisierungen und Entwicklung mit KI

Geplante Entwicklung

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Integration mit Projektmanagementsystem

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Implementierung von KI zur Klassifizierung und Prognose von Kosten

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Automatische Berichterstattung von Finanz-KPIs

Könnte diese Lösung das Richtige für Sie sein?

Wenn Sie mehr Kontrolle über die Kosten gewinnen, die Arbeit Ihres Teams verbessern und Ihr Unternehmen datenbasiert entwickeln möchten – lassen Sie uns reden! 📩 Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, was wir in Ihrem Unternehmen implementieren können.

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